Arkivskola

Introduktion


Arkiv finns på många olika slags ställen – inte bara på arkivinstitutioner utan också t.ex. på museer och bibliotek. Hur materialet tas om hand beror mycket på de rådande yrkestraditionerna. Dessa traditioner är inte alltid till gagn för arkiven så därför beslöt jag att skriva denna enkla Arkivskola. Jag hoppas den ska komma till nytta.

Hur man ordnar och förtecknar arkiv


- Samla ihop hela arkivet.
- Läs på om arkivbildaren. Undersök formalia. Vem äger arkivet? Är det fritt tillgängligt?
- Ordna en bra arbetsplats, det behövs utrymme när man ska sortera.
- Se igenom hela materialet översiktligt.

Notera lite om typ av handlingar och årtal. Flytta inte runt pappren eller starta något sortering. Var rädd om de samband som kan finnas mellan pappren fast det ser rörigt ut. För arkiv betyder kontexten allt.

- Fundera, ta det lugnt.
- Börja skissa på en struktur.

Strukturen brukar få revideras flera gånger under arbetets gång. Tekniken går ut på att man bildar serier inte efter ämne utan efter typ av handling. Protokoll, korrespondens, fotografier osv. (En serie är en följd av ensartade handlingar.)

- När man jobbar med pappren är det bra att löpande notera saker som man vill ha med i inledningen. Om du arbetar i en databas så blir det de uppgifter som ska in på arkivbildarnivån.

- Bilda de serier som ger sig av sig självt i materialet. Börja med de enklaste.

Ofta finns det något slags ordning. Ditt arbete ska spegla den ordningen och arkivbildarens verksamhet. Finns det en hoper av artistkontrakt i nummerordning så gör en serie av dem osv. Genom att göra av med enkla materialtyper så får man bättre överblick över det resterande besvärliga materialet. Läs alltså inte alla papper för att ämnesordna dem. Det tar på tok för lång tid och medför risk för informationsförluster.

Var uppmärksam på om det finns handlingar som inte hör till arkivet och avskilj dem eller sätt dem i en egen serie sist i arkivet.

- Bland serierna brukar man skapa en hierarki så det viktigaste kommer först.

Har man flera sorters protokoll så blir t.ex. Styrelsens protokoll överordnad Programrådets protokoll. Stadgar är viktigare än Turnéhandlingar som i sin tur är viktigare än Övriga ämnesordnade handlingar.

- Anmärkningar.

Här skriver man hur materialet är ordnat; kronologiskt, alfabetiskt eller numeriskt. Skriv de förtydliganden som behövs. Notera här också avvikelser som att vissa år saknas. Tänk på att märka ut viktiga handlingar så att forskarna hittar dem. Hänvisa gärna till andra serier med likartat eller relevant material som t.ex. ”Projektbeskrivningar även i serien Anslagsframställningar”.

- Förvaringsplats.

Här skriver man var materialet står. Ibland står saker på annan plats än man väntar sig pga att de har avvikande format eller för att materialtypen kräver särskilt klimat.

- Tätpackning.

Arkivkartongerna bör vara rätt välfyllda. Ibland behöver man packa ihop flera serier i en kartong, vilket dessutom spar utrymme. Detta löses med hänvisningar ”Förvaras i volym X”. Vid volym X så skriver man då t ex ”Häri även serien Fotografier”. Använd permanenta etiketter. Dessa kommer förr eller senare att falla av. För att vara på den säkra sidan måste man även skriva direkt på kartongen eller lägga en extra etikett inuti kartongen.

- Beständighetsfrågor.

Använd en arkivvärdig penna. Skriv ut ett ex av arkivförteckningen på arkivvärdigt papper. Förvara ett ex av förteckningen tillsammans med arkivet. Ta bort gem, plast, tejp. Dålig beständighet har även färgat papper, termopapper och självkopierande papper. Märk helst fotografier enbart på omslaget. Fotokopiering skadar fotografier, skanning är bättre. Separera olika slags material med syrafritt eller arkivvärdigt papper. Det närmast liggande materialet är viktigast, aktomslaget viktigare än kartongen.

- Gallring.

Samma handling i flera exemplar behövs vanligen inte. Ska man välja vilket ex som ska sparas så har ett klottrigt ex normalt högre informationsvärde än ett rent. Verifikationer äldre än tio år behöver man vanligen inte spara. De är dessutom ofta på dåligt papper och fulla med klamrar och tejp. Ofta täcks samma information in av annat räkenskapsmaterial. Diskutera gärna gallringen med arkivbildaren, helst redan då arkivet tas emot.

- Register.

Behövs inte ur arkivsynpunkt. Ofta vill man dock göra arkivets innehåll mer sökbart med register. Dessa brukar var bäst att ha sist så själv förteckningen fortfarande blir lätt överskådlig. Ett exempel är register över brevskrivare som hör till en korrespondensserie. Naturligtvis kan det beskrivna ordnings- och förteckningsarbetet kompletteras med andra tekniker som finns vid institutionen som t.ex. katalogisering av vissa enskilda handlingar.

- Elektroniska handlingar.

Elektroniska handlingar är ett mer nutida problem. Man måste absolut kräva att handlingarna är läsbara då de kommer in till arkivet. Den tekniska utvecklingen går snabbt och olika programvaror kommer mycket snabbt ur bruk. Ofta är vi oroliga att det material som våra ettor och nollor sitter fast på ska åldras. Emellertid är det mycket mer troligt att programvaran blir för gammal och omöjliggör läsning. Så för att behålla informationen måste vi kontinuerligt migrera den till en modern teknisk plattform. Själva migreringen måste också dokumenteras för att visa att informationsinnehållet är detsamma och pålitligt.

- Definitioner.

Ett arkiv är ett bestånd av handlingar som bildats till följd av någons, arkivbildarens, verksamhet. Handlingarna är materiella rester av denna verksamhet och det är arkivariens uppgift att spegla den.

En samling är hopförd genom medveten samlarverksamhet. Handlingarna kan vara av vilket ursprung som helst, ofta har man sammanfört dem pga att de handlar om ett visst ämne.

Proveniensprincipen innebär att varje arkiv hålls ihop som en enhet och inte blandas med handlingar av annat ursprung. Inom biblioteksterminologin avser termen "proveniens" istället varifrån ett manuskript förvärvats.

Man ska ha respekt för arkivens inre ordning.

Arkivlokalens utformning


Arkiv ska hållas inlåsta. De utgör unikt material och man ska undvika att många nycklar är i omlopp.

Dörren till arkivlokalen ska stå emot brand.

Ha inte något sprinklersystem i lokalen.

Arkivlokalen ska utgöra en egen brandcell. Om man behöver göra genomföringar i väggarna så ska dessa tätas ordentligt.

Det ska vara möjligt att släcka allt ljus med en enda kontakt, det görs enklast på utsidan av dörren.

Lysrör ska bytas om de börjat blinka.

Ha en lystejp på golvet, efterlysande tejp, så man enkelt kan komma till dörren. Där finns förstås en skylt ”Utgång” uppsatt.

Ha inte vattenledningar i lokalen. Om det inte går att undvika detta så kan man ordna med hängrännor under vattenrören.

Golvbrunnar ska man se upp med, de kan släppa in vatten.

Håll snyggt i arkivet, smuts drar till sig insekter.

Klimatet i lokalen är viktigt och en klimatanläggning kan behöva installeras för att få jämn och lagom temperatur och fuktighet. Om samlingarna utgörs av blandat material får man försöka hitta en medelväg.

Bevarandemiljö:

Papper: ca 18 grader Celsius, ca 35% RF

Pergament: 50% RF

Fotografier: ca 18 grader Celsius, ca 30% RF, färgbilder och färgdior behöver -5 grader

Mikrofilm: ca 12 grader Celsius, ca 30% RF, dammkänslig

Katastrofplan


Förebyggande arbete

Till att börja med måste man försöka undvika att någon katastrof över huvud taget inträffar. Är arkivet bra placerat? Riskfaktorer är om grunden är osäker eller om det finns vatten i närheten som kan orsaka översvämningar. Vidare ska golvet vara starkt nog att bära ett system med kompakthyllor och dörren ska kunna stå emot brand en viss tid.

Placera det mest värdefulla materialet nära utgången så att det lätt kan evakueras vid brand. Knyt snören om dessa kapslar så de inte går upp ifall hanteringen blir snabb och lite hårdhänt. Värdefulla saker bör inte stå på nedersta hyllan ifall det blir översvämning; likaså bör inte material stå direkt på golvet. Detta för oss in på frågan vad som ska anses vara mycket värdefullt material. Det kan vara mycket gamla dokument eller sådant som vi skulle klassa som ett nationalarv. Vidare kan det var handlingar som är av stort administrativt och juridiskt värde eller sådana som har ett högt marknadsvärde eller ett speciellt forskningsvärde. En lista på det mest värdefulla måste förstås hållas hemlig så den inte blir en plocklista för tjuvar.

Har arkivlokalen ett bra lås? Alltför många ska inte ha tillgång till nycklarna. Vidare måste man vara uppmärksam då man har besökare i arkivet.
Elektriska installationer ska vara i gott skick och hela arkivet ska regelbundet inspekteras med avseende på säkerheten; utse en särskild person som har ansvar för detta. Slå av all elektricitet när du lämnar arkivet, helst med en strömbrytare placerad utanför arkivet.

Personalen måste få öva vad som ska göras om en katastrof inträffar. Diskutera olika tänkta olyckstillbud och låt personalen ta del i planeringen. De kan hjälpa till att se risker och utifrån det kan man förfina sin riskhantering. Bjud också in personer som kan hålla föredrag om risker och åtgärder.

Organisation

En ledningsgrupp måste sättas samman och varje person i den ska ha en ersättare. Låt gruppen representera olika kompetenser som behövs. Gör upp en lista. Ta också med funktioner som presskontakter, en fotograf och en person som handhar en katastrofbudget. Man måste utan alltför mycket byråkrati snabbt kunna beställa fram tält, låssmed, matleveranser, containrar och olika experter.

Gör en lista på hela personalen med namn, mobilnummer och restid till arkivet. Planera också för hur man ska ta hand om de personer som kan komma att vara offer i katastrofsituationen.

Gör en lista på externa kontakter och resurser. Den ska innehålla larmnummer, telefon till byggnadens ägare, experter på olika slags material. Det är väldigt användbart att ha en lista på resurser som kan behövas, nummer till transporter, väktare, uthyrare av tält och våtdammsugare, fryscontainers och annan praktisk utrusning som kan behövas. Tänk också efter i förväg var man skulle kunna ha ett tillfälligt kontor ifall det behövs, kanske hos en granninstitution.

Dokumentation

Man måste löpande föra en logg över vilka åtgärder som vidtagits vid katastrofen.
Vidare måste skadorna dokumenteras. Glöm inte att fotografera. Vad har hänt och hur ser det ut och vilket material har skadats (handlingar, foton, textilier, konstverk, föremål, inspelningar, mikrofilmer)?

När personalen tar hand om materialet så måste de ha ett formulär där de kan skriva ner sina beslut, ett formulär för varje omhändertagen enhet. Det ska innehålla namnet på objektet, typ av skada (vatten, brand, sot, insektsangrepp, stöld eller annat). Specificera skadan och beslutet och signera. Detta är till stor hjälp när man ska ordna upp allt efter att den akuta fasen är över.

Utrustning

Man måste ha en ritning över byggnaden och arkivet. Vidare måste man ställa samman en rätt omfattande akutvagn med saker som är bra att ha när man arbetar under de speciella omständigheter som råder vid katastrofer. Placera vagnen i närheten av arkivet. Den ska innehålla saker som:

Anteckningsblock
Avspärrningsband
Batterier
Blanketter för dokumentation
Bomullsband
Bubbelplast
Dörrstopp
Etiketter
Ficklampor
Flyttkartonger
Fryspåsar
Förlängningssladd
Första-hjälpen-utrustning
Gladpack
Handskar (av bomull och av plast)
Hink
Hjälm med pannlampa
Ikea-kassar
Kartonger
Klotsar
Knäskydd
Moppar
Munskydd med P3-filter
Märkpennor (vattenfasta)
Packtejp
Plastskynken
Presenning
Regnponcho
Rep
Sax
Silkepapper (syrafritt)
Skyddskläder
Snören
Stövlar
Sopsäckar (olika färger)
Varselväst
Vattenflaska
Verktyg (kniv, hammare, spik, skruvmejsel, skiftnyckel, tång)
Vettexduk
Handbok

I akutvagnen behövs också en guide rörande hur man omhändertar skadat material (böcker, handlingar, plast, målningar, foton, elektroniska medier, textil, läder, metall, plast, sten gips). I Sverige har vi ett mycket bra hjälpmedel på Riksantikvarieämbetets webbplats . Vattenskadat pappersmaterial måste tas om hand snabbt, inom 48 timmar. Om det är en stor samling så måste den frysas ner innan mögel börjar angripa materialet. Så redan tidigt i processen måste man ta vissa strategiska beslut och räkna på hur mycket personal man har och hur lång tid det tar att packa materialet.

Brandskadade papper

Till sist några ord om hur man tar hand om papper som skadats vid brand efter att den akuta fasen är över. Efter en brand är pappret uttorkat och därmed också mycket skört. Det kan vara svårt att lossa pappren från varandra, men man kan försöka att göra det försiktigt med en metallspatel med rundade hörn. Om pappren är smutsiga kan man försöka rengöra dem med en mårdhårspensel, men det är viktigt att man inte utövar något tryck på pappret. Förvara pappren i kartonger, helst syrafria sådana, och förvara kartongerna liggande. Mellan handlingarna ska det ligga syrafria papper. Packa det hela löst och fluffigt. Använd inte dokumenten för forskning utan erbjud digitala kopior (foton) i stället. Ibland kan det finnas mögel på handlingarna och det får man se upp med. Förvara inte pappren för fuktigt för då växer möglet till snabbt. Kom ihåg att skydda resten av samlingarna så att möglet inte sprider sig dit. Vill man använda dammsugare så måste man ha ett särskilt filter för att utblåset inte ska sprida de små partiklarna.